Como organizar editais numa planilha sem perder nenhum prazo?

Com um quadro de oportunidades simples, numa planilha: uma linha por chamada, com nome oficial, link conferido, valor, prazo, aderência, status e próxima ação. Na IGNIX usamos cinco status: ideia, em avaliação, proposta submetida, aprovada e descartada. E todo prazo vai para a agenda com duas datas: a do edital, com a hora, e o nosso alvo de envio, antes dela.

Cinco status bastam

Depois da triagem, cada oportunidade ganha um status. Parece pouco, e é de propósito. O quadro precisa ser atualizado por alguém ocupado, numa conferência rápida, e um sistema complicado logo é abandonado. O que importa é que toda linha tenha dono, data e próxima ação.

Os cartões da figura são de uma empresa fictícia, e a coluna da direita ensina tanto quanto as outras. Uma chamada europeia descartada por falta de consórcio, ou um edital de grande porte que pede protótipo validado, mostram o que ainda falta no currículo do projeto. Por isso o descarte também se registra, com o motivo em uma frase.

As colunas mínimas

A tabela a seguir é o mínimo que funciona. Os exemplos são de uma empresa fictícia. Copie para uma planilha hoje mesmo.

Aderência é o quanto a chamada combina com o porte, o estado, a maturidade e a estratégia da empresa. Ela não mede chance de aprovação. Quem decide se vale concorrer é a qualificação, a etapa seguinte.

Todo prazo vira agenda

O quadro diz o que está em jogo; a agenda garante que nada se perca. Temos uma agenda interna para que todos os prazos sejam obedecidos, e a regra é anotar duas datas: a do edital, com a hora, e o nosso alvo de envio, antes dela. Em parte dos editais, o plano atual prevê folga de até 10 dias. Outra entrada fixa é a conferência de retificações, porque datas mudam e a agenda precisa mudar junto.

Programas sem dinheiro também entram

Incubação, aceleração e prêmios contam no currículo do projeto, e muitas vezes abrem a porta para o edital seguinte. Orientamos em todos os tipos de chamada e, com a autorização do cliente, compartilhamos e inscrevemos nesses programas, embora a nossa remuneração venha da captação de recursos. Dê a eles a mesma linha na tabela, com a mesma disciplina de prazo, e deixe claro o que pagam: em geral, mentoria e rede.

Manter dá trabalho

Tudo isso dá trabalho toda semana, e uma empresa ocupada com o próprio negócio costuma largar a rotina no primeiro aperto. Por isso um dos produtos da IGNIX é o Radar de Oportunidades: o monitoramento contínuo de editais aderentes ao perfil da empresa, com análise e priorização, feito por pessoas com apoio de IA. Você pode manter o seu radar sozinho. Só não deixe de manter.